Si l’on a vu précédemment pourquoi il était compliqué de faire un exposé Powerpoint, on va voir dans cet article en quoi il est important de prendre en compte les éléments de contexte lors de votre exposé en entreprise.
Elément 1 : Le temps qui vous est imparti
Il est tout d’abord essentiel de savoir de combien de temps vous disposerez pour réaliser votre exposé. La quantité d’information proposée à votre auditoire et son importance dépendent directement des minutes ou des heures qui vous seront allouées. Evitez à tout prix de présenter un concept scientifique très poussé à des néophytes en seulement 5 minutes ! Pour vous orienter, il convient de consacrer environ 2 minutes par diapositive.
Elément 2 : La disposition du lieu pour votre exposé en entreprise
Connaissez-vous à l’avance le lieu dans lequel vous allez effectuer votre présentation Powerpoint ? Si vous ne connaissez pas l’endroit, l’idéal est d’aller le visiter. Vous pouvez également demander à ce que l’on vous envoie un plan par exemple. Généralement, on optera plutôt pour des tables disposées en U. Cela offre en effet un confort optimal pour celui qui présente comme pour ceux qui l’écoutent.
Prenez également en compte les équipements qui seront à votre disposition ou ceux que vous devez amener avec vous. On peut citer par exemple : le paperboard, le vidéo-projecteur, un tableau noir ou blanc avec des craies ou stylos, … En effet, si les présentations PowerPoint sont aujourd’hui clairement la forme de présentation la plus courante, un grand tableau ou des feuilles de papier kraft pourront vous être très utiles pour détailler un point précis ou dessiner des croquis. Cela offre la possibilité d’imager certains concepts plus complexes à expliquer.
Encore une fois, ce serait une erreur que de considérer un exposé en entreprise comme un exercice d’improvisation. La préparation passe forcément par un travail préalable lors de la conception des supports de présentation Powerpoint. Vous pouvez également préparer en parallèle des dessins afin d’apporter une touche de spontanéité à votre exposé.
Dans tous les cas, il est très important de bien vérifier l’état des équipements à disposition avant le jour de votre présentation. Ce serait très embêtant de d’avoir une mauvaise surprise le jour J.
Elément 3 : Les conventions du secteur d’activité
Les secteurs d’activité comme les départements internes d’une entreprise adoptent souvent un vocabulaire qui leur sont propres. Le style et la construction des phrases peut également être sensiblement différents. Cela peut s’apparenter à un code de reconnaissance entre les équipes pour renforcer le sentiment d’appartenance au groupe.
- Adoptez et respectez les habitudes en place dans votre entreprise. Aussi bien au niveau du vocabulaire utilisé que des termes ou des formulations, acceptez-le sans tomber dans la caricature. Autorisez-vous quelques écarts en introduisant des nouveaux termes pour vous démarquer.
- Si vous abordez une thématique ou un sujet sur lequel votre auditoire a peu de connaissances, soyez réaliste quant à ce qui peut être accompli. Il sera très important de parler avec un langage simple. Les visuels seront souvent les bienvenus pour faire passer plus facilement des idées ou concepts.
- Si au contraire vous notez un certain degré de familiarité avec le sujet chez votre audience, proposez-leur d’émettre des commentaires et de partager leurs avis.
La charte graphique est très souvent prédéfinie dans les entreprises. Le masque des diapositives n’en constitue qu’une déclinaison. Essayez d’utiliser celle de l’entreprise. Cependant, si sa structure ne vous permet pas de valoriser votre message, faites les modifications de rigueur. Il est clair que personne ne vous reprochera de délivrer une prestation de qualité, même au prix de petits aménagements.
Vous pouvez vous retrouver dans le cas où aucun modèle de présentation n’est disponible dans votre entreprise. Un conseil : n’allez surtout pas utiliser ceux qui sont fournis par défaut dans le logiciel Powerpoint ! Il vous sera très difficile de valoriser votre contenu lors de votre exposé en entreprise. Aussi, pour éviter toute distraction de l’assemblée, n’activez pas les animations sur les diapositives. Elles sont souvent contre-productives.
Pour une relative sobriété de votre présentation, il est conseiller de n’utilisez que 3 couleurs pour les diapositives de votre exposé. Enfin, en ce qui concerne les habitudes de présentation, n’hésitez pas à imposer votre style. Ainsi, que ce soit debout, assis, en mouvement, à l’arrêt, choisissez la position qui vous permet d’être le plus à l’aise.
