Traiter de la conduite de réunion professionnelle est un vaste sujet. Inscrite dans un espace-temps déterminé, toute réunion met en jeu une dynamique interactive d’acteurs œuvrant vers un même objectif. En fonction du rôle que chaque participant pourra occuper, nous proposons d’explorer dans ce dossier trois axes différenciés mais complémentaires :
1 – la posture d’animateur
2 – les postures de participants
3 – La mise en jeu du groupe de travail
La posture d’animateur en réunion professionnelle
La posture d’animateur en réunion professionnelleL’objectif de l’animateur est de stimuler, de motiver le groupe de participants en tendant de satisfaire aux résultats attendus dans un climat relationnel favorable. L’animateur doit évoluer dans une position de meneur de jeu, encourageant et accompagnant chacun dans l’expression de sa parole et de sa créativité. La manière d’être et d’agir de l’animateur sont donc prépondérants pour l’atteinte du ou des objectifs fixés. Nous choisissons de préciser quelques caractéristiques physiques et psychologiques qui permettront à l’animateur d’incarner avec efficacité cette fonction :
La respiration
Dans notre vie quotidienne, respirer est un acte réflexe qui devient un acte volontaire dans la voix parlée. L’auditoire a tendance à adopter le rythme respiratoire de celui qui parle. Il convient donc de ne pas l’essouffler au risque de ne plus pouvoir suivre et de se perdre dans une attitude d’inattention et de rêverie.
Dans la voix parlée, la prise d’air correspond à la prise de pensée. Prenez l’habitude de respirer profondément pour passer d’une pensée à une autre, en gardant une réserve suffisante qui vous permettra de soutenir avec modulation la fin de phrase. Il ne s’agit pas d’étouffer mais de susciter l’envie de poursuivre l’écoute et la participation.
L’animateur d’une réunion professionnelle doit s’autoriser des pauses silencieuses, pauses qui permettent :
- A l’animateur de réfléchir à ce qu’il vient d’exprimer et à ce qu’il va dire
- Aux participants d’intégrer et de comprendre ce qui a été dit, et de réagir si besoin
[idea][blockquote author= » » link= » » target= »_blank »]«Taisez vous, on vous écoutera»[/blockquote][/idea]
La voix
Dans l’expression de la pensée, la voix est essentielle car elle est le reflet de notre personnalité. Nous distinguons :
- L’émission : Certes les processus physiques de la phonation sont complexes. Rappelons seulement que l’émission vocale est liée à la respiratoire. La voix médium permet toutes les nuances contrairement à la voix de gorge (rauque) et la voix de tête (nasillarde) qui restent fatigante pour celui qui parle et ceux qui écoutent.
- L’articulation : Articuler, c’est prononcer les consonnes. Sans cet effort, les sons se mélangent et l’auditoire se désintéresse. Pour améliorer son articulation, un excellent exercice consiste à articuler sans émettre de sons (comme si on parlait à un sourd).
- Le débit : le flot de parole est aussi pénible que les mots qui tombent au compte-gouttes. S’adapter à un auditoire en variant son débit impose un contrôle de soi et le désir de se mettre à la portée de ceux qui écoutent.
- L’intonation : le groupe de participants, en réunion professionnelle, est très sensible à la manière que nous avons de parler parfois plus qu’au contenu de l’expression verbale. C’est notre pensée qui passe à travers les mots, notre chaleur, notre enthousiasme, nos modalités de communication, véritables stimulants du groupe
Le langage
Véhicule de notre pensée, les mots sont choisis par l’animateur en fonction du groupe. Ils doivent être simples, compréhensibles par tous et clairs. Les mots nous suggèrent des images et des représentations alors chargés d’émotions, d’affectivité.
L’attitude physique et les gestes
Directement lié à notre vie psychique et en dépendant, l’attitude physique, la présentation et les gestes confirmeront ou pas ce que le langage a annoncé. Avant d’être écoutés, nous sommes regardés. Nos gestes nous trahissent et traduisent nos perceptions et nos émotions dans l’ici et maintenant. Pour conjuguer le naturel de ce que nous sommes, nous devons :
- Nous tenir droit sans raideur
- Eviter les gestes désordonnés
- Ecouter avec l’ensemble du corps et non seulement avec les oreilles
- Rendre lisible les expressions de notre visage et maintenir le contact en restant de face
Le regard
Dans la relation directe à l’autre, le regard est fondamental. L’auditoire a besoin de voir nos yeux lorsque nous parlons, de même que nous sentons la nécessité de voir les siens. Considérer l’autre avec respect et sympathie en regardant avec attention. Attention, dans un groupe, l’animateur a tendance à négliger les participants qui sont prés de lui, centrant prioritairement son regard vers les personnes les plus éloignés.
[idea][blockquote author= » » link= » » target= »_blank »]«Animer un groupe de travail, c’est avoir aussi la force d’être vrai»[/blockquote][/idea]
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